5 dakikalık bir toplantı, saniyeler içinde tutanağa dönüştü.

Herkese günaydın, başlayalım. Bugün tek gündemimiz var: aralık ayındaki yıl sonu bağışçı buluşması. Tarih, mekân, davetli listesi ve sunum içeriğini netleştirip iş bölümü yapalım.

Günaydın. Ben mekân tarafını özetleyeyim. İki seçenek var: otel salonu yüz yirmi kişilik, fiyatı biraz yüksek; diğeri kurumsal destekçimizin konferans salonu, yüz kişilik ve ücretsiz. Tarih olarak on iki ya da on dokuz aralık uygun görünüyor.

Geçen yıl kaç kişi gelmişti?

Seksen dört kişi katıldı, davet ettiğimiz yüz kırk kişinin yaklaşık yüzde altmışı. Bu yıl davet listesini yüz altmışa çıkarmayı düşünüyoruz, yeni kurumsal bağışçılar da var.

O zaman yüz kişilik salon sınırda kalabilir. Ama ücretsiz olması bütçe açısından büyük avantaj.

Bütçe tarafından şunu söyleyeyim: etkinlik için ayırdığımız tutarın yarısından fazlası geçen yıl mekâna gitti. Bu yıl o parayı bağışçılara gösterilecek proje filmine ve basılı faaliyet raporuna aktarabilirsek çok daha iyi olur.

Konferans salonunda ayakta karşılama alanı da var, oturma yüz kişi ama toplam yüz otuz kişiyi rahat alıyor.

Tamam, o zaman kurumsal destekçimizin salonu, on dokuz aralık. On ikisi başka bir sektör etkinliğiyle çakışıyordu zaten. Herkes katılıyor mu?

Katılıyorum. On dokuzu davet takvimi için de daha rahat.

Ben de katılıyorum.

Karar: etkinlik on dokuz aralıkta, destekçimizin konferans salonunda. Mekân teyidini kim alacak?

Ben alırım. Bu hafta cuma gününe kadar yazılı teyit isterim, teknik ekipman listesini de aynı yazıda sorarım.

Süper. Davet listesine geçelim.

Listeyi üç gruba ayırdım: düzenli bireysel bağışçılar, kurumsal bağışçılar ve gönüllü liderleri. Kurumsal tarafta bu yıl yeni başlayan altı şirket var, onlara ayrıca kişisel davet gitmesi gerektiğini düşünüyorum.

Kesinlikle. Yeni kurumsal bağışçılara genel müdür imzalı kişisel davet gitsin. Diğerlerine e-posta davetiyesi yeterli.

Bir de geçen yıl gelemeyenlere ayrı bir not ekleyelim mi? Bazıları özellikle tarih yüzünden gelemediğini yazmıştı.

İyi fikir. Onlara “bu yıl sizi aramızda görmek isteriz” diye kısa bir kişisel cümle ekleriz.

Davetiyeler ne zaman çıkmalı?

Kayıt formunu hazırlarsak kasımın ilk haftası, yani ayın yedisine kadar ilk davetleri gönderebilirim. Hatırlatmayı da etkinlikten on gün önce yaparız.

Tamam, davet listesinin son hali ve kayıt formu sende, yedi kasım. Sunum içeriğine gelelim, bence en önemli kısım bu.

Bağışçıların en çok sorduğu şey paranın nereye gittiği. Bu yıl tamamlanan üç projeyi rakamlarla göstermeliyiz: kaç kişiye ulaştık, ne kadar kaynak kullandık, bir sonraki yıl için hedef ne.

Proje filmini de buna göre kurgulayalım. Üç dakikayı geçmesin, geçen yılki film uzun bulunmuştu.

Katılıyorum, film en fazla üç dakika. Faaliyet raporunun basılı özetini de masalara koyalım. Rakamları kim derleyecek?

Ben derlerim. Proje ekiplerinden verileri on beş kasıma kadar toplarım, sonra rapor ve film için tek bir rakam dosyası hazırlarım.

Film için ajansla kim görüşecek?

Ben görüşürüm, ama senaryonun rakamlar geldikten sonra kesinleşmesi lazım. Ajansa ön brief'i bu ay gönderirim, son senaryoyu yirmi kasımda veririz.

Bir konu daha var: konuşmacı. Geçen yıl sadece biz konuştuk. Bu yıl bir bağışçımızın ya da gönüllümüzün kendi deneyimini anlatmasını istiyorum.

Gönüllü liderlerimizden biri çok iyi bir konuşmacı, ona sorabilirim. Bağışçı tarafında kurumsal destekçimizin sürdürülebilirlik müdürü uygun olabilir.

İkisine de soralım. Sen gönüllü tarafını, ben de destekçimizin müdürüyle konuşayım. Cevabı iki hafta içinde alalım.

Son olarak bütçe onayı: mekân ücretsiz olunca toplam bütçe geçen yılın yaklaşık yüzde altmışına iniyor. Yönetim kuruluna bu hafta kısa bir not geçebilirim.

Lütfen geç, çarşamba gününe kadar olursa perşembe toplantısında onaylatırız. Özetleyeyim: on dokuz aralık, destekçimizin salonu; davetler yedi kasım; rakamlar on beş kasım; film senaryosu yirmi kasım; bütçe notu çarşamba. Bir sonraki koordinasyon toplantısı iki hafta sonra aynı saatte. Teşekkürler herkese.