Hazırlayan: SIMA · 21 Ekim 2026
Ajans müşteri toplantısında hangi notlar tutulmalı?
İletişim, PR, reklam ve dijital ajanslarında tek görüşmede kampanya amacı, içerik fikri, bütçe, tasarım revizesi ve teslim tarihi konuşulabilir. Konuşma sırasına göre yazılmış uzun bir metin, “Müşteri neyi onayladı?” sorusunun cevabını bulmayı zorlaştırır. İyi bir toplantı notu, brifi ve yapılacak işleri ayırır; belirsizlikleri de görünür bırakır.
Önce proje adını, toplantı tarihini ve katılan kişileri yazın. Ardından hedefi, kapsamı, onaylanan kararları, talep edilen revizeleri ve aksiyonları ayrı başlıklarda toplayın. Henüz konuşulmamış bir tutarı, sorumluyu ya da tarihi tamamlamak için tahmin kullanmayın.
Kopyalanabilir müşteri toplantısı notu şablonu
Bu şablonu kendi belgenize kopyalayıp doldurabilirsiniz. İçerik üretimi, tasarım ve kampanya görüşmelerinde aynı alanları kullanmak, bir sonraki toplantıda eski kararları bulmayı kolaylaştırır.
Proje / müşteri: …
Tarih ve katılımcılar: …
Toplantının amacı: …
Brif: Hedef kitle, mesaj, kanal ve kapsam.
Onaylanan kararlar: Kim, hangi seçeneği onayladı?
Revizeler: Değişecek çıktı ve talep edilen değişiklik.
Aksiyonlar: Yapılacak iş · sorumlu · konuşulan teslim tarihi.
Açık konular: Müşteriden beklenen bilgi, bütçe veya onay.
Sonraki kontrol: Ne zaman, hangi çıktı üzerinden görüşülecek?
Brif, revize ve aksiyon birbirinden nasıl ayrılır?
Brif, işin nedenini ve sınırlarını anlatır: “Yeni kampanyada mevcut müşterileri hedefliyoruz.” Revize, eldeki çıktıda neyin değişeceğini söyler: “İlk görseldeki başlık kısalacak.” Aksiyon ise yapılacak işi ve varsa sorumlusunu belirler: “Tasarımcı kısa başlıklı iki taslağı cuma günü paylaşacak.” Teslim tarihi konuşulmadıysa alanı boş bırakın veya “belirlenmedi” yazın.
“Bu fikri değerlendirebiliriz” gibi bir cümleyi kesin onay diye kaydetmeyin. Fikir, karar ve sonraki adım ayrı tutulduğunda ekip aynı toplantıdan farklı sonuçlar çıkarmaya daha az açık olur. Genel kayıt düzeni için toplantı tutanağı rehberini de kullanabilirsiniz.
Kurgusal örnek: tarih değişti, bütçe açık kaldı
Aşağıdaki tablo gerçek müşteri vakası değildir; toplantı notunun nasıl düzenlenebileceğini gösteren kurgusal bir örnektir.
| Konu | Son durum | Takip |
|---|---|---|
| Fotoğraflar | Paylaşım tarihi perşembeden cuma 15.00'e düzeltildi. | Özette son konuşulan tarih korunur; eski tarih ayrı teslim sayılmaz. |
| Tasarım | Fotoğraflardan sonra iki taslak hazırlanacak. | Fotoğraf teslimi bir bağımlılıktır; görev notunda belirtilir. |
| Reklam bütçesi | Müşteri henüz onay vermedi. | Tutar tahmin edilmez; açık konu olarak müşteriye sorulur. |
Kurgusal ajans toplantısını dinleyip SIMA'nın gerçek transkript, özet ve görev çıktısını inceleyebilirsiniz. Ses yapay seslendirmedir. Örnek sayfada ham çıktının bir kelime hatası da açıkça gösterilir; tek kısa örnek genel doğruluk garantisi değildir.
SIMA ile yüz yüze ajans toplantısı nasıl kaydedilir?
- Önce bilgilendirin: Katılımcıları sesin işleneceği konusunda bilgilendirin ve gerekli izinleri alın. Görüşmeye ait gizlilik koşullarını kontrol edin.
- Mikrofonu deneyin: Telefon veya laptopu katılımcıların sesini alabilecek bir yere koyun. Uzak konuşma, gürültü ve aynı anda konuşma çıktının kalitesini etkileyebilir.
- Toplantıyı başlatın: SIMA konuşmaları Türkçe yazıya döker. Toplantı botu veya kişi başına ayrı mikrofon gerekmez.
- Sonucu kontrol edin: Toplantı bitince transkripti, özeti ve aksiyonları inceleyin. Konuşmacı adlarını eşleyin; tarih, tutar ve özel isimleri doğrulayın.
- Paylaşın ve takip edin: Kontrol edilmiş notu PDF veya metin olarak paylaşın. Birbirinin devamı olan görüşmeleri aynı projede toplayabilirsiniz.
Elinizde daha önce alınmış bir kayıt varsa Türkçe ses kaydını yazıya çevirme rehberinde dosya biçimlerini ve hesap erişimini inceleyin. Kendi toplantınızı kullanmadan önce kayıt gerektirmeyen kısa ürün demosunu açabilirsiniz.
Müşteriye göndermeden önce dört kontrol
- Onay: Görüşülen seçenek gerçekten onaylandı mı, yoksa öneri olarak mı kaldı?
- İsim ve tarih: İş doğru kişiye mi atandı? Bir tarih sonradan düzeltildi mi?
- Bağımlılık: Tasarım için önce görsel, yayın için önce müşteri onayı gerekiyor mu?
- Paylaşım: Notun hangi bölümleri hangi katılımcılara gönderilmeli? Gizli iç değerlendirmeler ayrı mı tutulmalı?
Sık sorulanlar
Otomatik toplantı notu müşteri onayı yerine geçer mi?
Hayır. SIMA bir transkript ve özet taslağı üretir. İşin kapsamını, müşteri onayını ve teslim yükümlülüklerini kendi çalışma düzeninizde ayrıca doğrulayın.
Toplantı asistanı konuşmacıların adını kendiliğinden bilir mi?
Gerçek kişi adları için kullanıcı eşleştirmesi gerekir. Seslerin ayrımı da hata içerebilir; kısa veya üst üste konuşmalarda metni ve konuşmacıyı kontrol edin.
Kayıt ve toplantı içeriği nasıl işlenir?
Ses, transkript ve özet için işlenir; yazılı çıktılar hesabınızda tutulur. Sağlayıcılar, erişim ve silme ayrıntıları için güvenlik, gizlilik ve alt hizmet sağlayıcılar sayfalarını inceleyin.
SIMA'yı kendi toplantınızda deneyin veya önce dakika paketlerine bakın. Ajansınızın kullanımını görüşmek için bize ulaşabilirsiniz.